Cais am fynediad at ddata gan y testun (SAR)

Mae GDPR a’r Ddeddf Diogelu Data (y deddfau diogelu data) yn rhoi hawl i unigolion gael mynediad at y data personol y mae sefydliadau, PCYDDS yn yr achos hwn, yn ei gadw amdanynt, yn amodol ar rai eithriadau. Cais am fynediad at ddata gan y testun (SAR) yw’r enw a roddir ar y cais am fynediad at ddata personol. Mae’r dudalen hon yn egluro sut i gyflwyno cais am fynediad at ddata gan y testun i’r Brifysgol, sut y byddwn yn ymdrin â’ch cais, a’ch hawl i gwyno os ydych yn anfodlon â’r ymateb.

Gofyn am wybodaeth

Cyflwynwch eich Ffurflen Cais am fynediad at ddata gan y testun gan gynnwys cymaint o wybodaeth â phosibl er mwyn ein galluogi i ddod o hyd i’ch gwybodaeth. Er enghraifft, os mai dim ond Data Personol sy’n ymwneud â’ch cofnod academaidd yr ydych ei eisiau, dylech nodi hynny. Mae cais cyffredinol fel “a wnewch chi anfon yr holl Ddata Personol sydd gennych amdanaf ataf” yn debygol o arwain at gais gennym ni am ragor o wybodaeth neu eglurhad pellach. Pan fyddwch yn cyflwyno’ch ffurflen SAR rydym yn gofyn am brawf o bwy ydych chi er mwyn sicrhau ein bod yn rhyddhau Data Personol i’r person cywir.
Unwaith y bydd Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol wedi derbyn y ffurflen SAR a bod y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi’i chadarnhau, byddwn yn dechrau ar y broses o gysylltu â chydweithwyr perthnasol a chasglu’r wybodaeth.
Rydym yn adolygu’r wybodaeth rydym wedi’i derbyn er mwyn sicrhau nad yw’n cynnwys data personol unrhyw unigolyn arall (trydydd parti) y mae angen ei olygu (dileu) gan nad yw’n berthnasol i’ch cais. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw olygu a wnaed yn ein llythyr eglurhaol/e-bost. Byddwn yn gwneud pob ymdrech i ddarparu’r holl wybodaeth o fewn yr amserlen briodol (mis calendr neu lai). Sylwch y gall y gwaith o adolygu cais SAR mawr (o ran maint y gwaith papur) fod yn sylweddol a gall gymryd cryn dipyn o amser, ac efallai y byddwn yn gofyn am ragor o amser er mwyn ein galluogi i gwblhau’r gwaith.
Pan fydd y wybodaeth wedi’i hadolygu byddwn yn cysylltu â chi ac yn cadarnhau’r manylion er mwyn ei rhyddhau i chi. Os bydd gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani, gallwch eu trafod gyda ni drwy e-bost.
Mae’n bwysig nad ydym yn cadw eich data personol am fwy o amser nag sydd ei angen a bydd gwybodaeth yn cael ei dileu yn unol ag amserlen cadw cofnodion y Brifysgol.
Os ydych yn anfodlon â’r ymateb i’r cais am fynediad at ddata gan y testun, gallwch wneud cais am adolygiad:

Rhaid i bob cais am adolygiad gael ei wneud yn ysgrifenedig i:

Y Swyddog Diogelu Data
Prifysgol Cymru, Casnewydd
Campws Busnes Abertawe
Stryd Fawr, Abertawe
SA1 1NE

Neu drwy e-bost.

Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal gan uwch aelod o staff PCYDDS (“yr adolygydd”)

Er mwyn bwrw ymlaen gyda’ch adolygiad cyn gynted â phosibl, dyfynnwch gyfeirnod y cais (D20/xx) a dyddiad eich cais gwreiddiol, yn ogystal â manylion am y rheswm dros wneud cais i gynnal yr adolygiad. Dylech gynnwys manylion cyswllt llawn, gan gynnwys rhif ffôn lle bo hynny’n bosibl, rhag ofn y bydd angen i ni gysylltu â chi yn ystod y broses adolygu. Byddwn yn cydnabod derbyn eich cais am adolygiad yn ysgrifenedig. Yn dilyn yr adolygiad, byddwch yn cael ymateb gan yr adolygydd a fydd yn cynnwys y canlyniad a’r camau gweithredu priodol y bydd PCYDDS yn eu cymryd yn sgil hynny.

Os nad ydych yn fodlon â chanlyniad yr adolygiad, mae gennych yr hawl i apelio yn uniongyrchol at y Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yma:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF